Automatisieren mit Mitel Workflow Studio

So funktioniert ein Workflow

Ein Workflow in Mitel Workflow Studio beginnt mit einem Auslöser: einem Ereignis in Mitels System, zum Beispiel einem Anruf oder einer Sprachnachricht, oder einem Ereignis in einem anderen System. Workflows können auch über Chat, E-Mail, SMS und Webhooks starten.

Nach dem Auslöser werden Aktivitäten auf einer Arbeitsfläche hinzugefügt: SMS senden, ein Ticket anlegen, einen KI-Dienst abfragen, zurückrufen oder eskalieren. Mitels Vorlagen lassen sich als Ausgangspunkt kopieren. Jede Ausführung wird protokolliert, sodass sich Fehler direkt im Werkzeug nachverfolgen lassen, und laut Mitel sind Änderungen ohne Betriebsunterbrechung möglich.

Acht Beispiel-Workflows

Workflow	So funktioniert es	Quelle
Voicemail als Text	Die Nachricht wird transkribiert und als Ticket im Support-Tool angelegt. Eine Krankenhausgruppe in Belgien macht das mit ihrer MX-ONE.	Beispiel von Mitel
KI-Telefonassistent	Anrufende nennen ihr Anliegen. Der Workflow beantwortet häufige Fragen und verbindet alle anderen Anrufe an die richtige Stelle.	Beispiel von Mitel
Eskalation im Außendienst	Eine Störungsmeldung geht mit einer Checkliste an das Technikteam und die Teamleitung und wird eskaliert, wenn niemand quittiert.	Beispiel von Mitel
Sprachassistent im Einzelhandel	Das Personal drückt eine Taste am Headset und fragt nach dem Lagerbestand oder nach einer Kollegin oder einem Kollegen, ganz ohne Bildschirm.	Beispiel von Mitel
Direkt die richtige Person	Anrufende werden in der Kundendatenbank (CRM) erkannt und richtig verbunden und erhalten eine SMS, sobald ihr Anliegen erfasst ist.	Beispiel von Mitel
Gästeanliegen im Hotel	Ein von Mitarbeitenden erfasstes Anliegen erzeugt Aufgaben für Housekeeping, Haustechnik und Rezeption.	Beispiel von Mitel, erfordert Mitel CX
Aus dem verpassten Anruf wird ein Ticket	Ein unbeantworteter Anruf in einer Warteschlange erzeugt ein Ticket, und die anrufende Person erhält per SMS die Nachricht, dass Sie zurückrufen.	Unser Beispiel
Rufbereitschaft außerhalb der Bürozeiten	Ein Alarm oder Anruf nach Geschäftsschluss geht der Reihe nach an die Personen in der Rufbereitschaft und wird eskaliert, wenn niemand antwortet.	Unser Beispiel

So planen Sie ein Pilotprojekt

• Wählen Sie einen Workflow für eine Nummer, eine Warteschlange oder eine Abteilung. Er sollte messbar sein und anfangs möglichst ohne sensible personenbezogene Daten auskommen.
• Messen Sie zwei bis vier Wochen lang den Ist-Zustand: Anzahl der Anrufe, verpasste Anrufe, Zeit bis zur Annahme und Nachbearbeitungszeit.
• Prüfen Sie die Voraussetzungen: Telefonanlage und Version stehen auf Mitels Liste, das CloudLink Gateway ist für Sprach-Workflows installiert, das Konto ist in Mitels Administration angelegt und die Lizenzfrage ist geklärt.
• Klären Sie Daten und Regeln: was an Mitels Cloud-Dienst und an den KI-Dienst geht, Verträge zur Auftragsverarbeitung und die Information der Anrufenden.
• Bauen Sie auf einer Vorlage auf und testen Sie mit einer Testnummer.
• Gehen Sie für vier bis acht Wochen in begrenztem Umfang live, mit einem Ersatzweg zu einem Menschen.
• Werten Sie die Ausführungen aus und vergleichen Sie sie mit dem Ist-Zustand.
• Entscheiden Sie, ob der Workflow erweitert, geändert oder beendet wird, und dokumentieren Sie ihn so, dass Sie ihn selbst betreuen können.

Bestandsaufnahme und Pilotprojekt passen wir an Ihre Situation an.

Wo die Daten landen

Workflow Studio läuft in Mitels Cloud-Dienst CloudLink, wo Konten in Europa in Frankfurt oder Irland liegen. Die Telefonanlage kann bei Ihnen bleiben. Nutzt ein Workflow einen KI-Dienst, gehen Daten auch dorthin. Deshalb wird das vor dem Pilotprojekt geprüft und nicht danach.

Zuletzt aktualisiert am 14. Oktober 2026.